Criterios para saber si te conviene aplicar o no a una convocatoria

La temporada de convocatorias para subvenciones ya empezó… ¿y tú, ya empezaste?

¿Cuántas convocatorias tienes abiertas en una pestaña ahora mismo, esperando “tiempo para revisarlas” y ver a cuáles aplicar?

En corto: de agosto a noviembre corre la última gran temporada de convocatorias de subvenciones del año. La clave para no perder la calma, es tener un filtro claro de a qué sí y a qué no (una matriz Go/No-Go) antes de escribir una sola línea, y un plan de trabajo que respete tu capacidad real.

No, no te voy a decir que deberías haber planeado esto desde marzo, porque, seamos realistas, nadie tiene el tiempo para hacerlo. Aquí van las recomendaciones que puedes aplicar desde ya, con la capacidad, el equipo y el tiempo que tienes hoy.

¿Cómo saber cuál de ellas merece tu tiempo y esfuerzo?

Si tu tiempo o el número de personas disponibles para redactar una propuesta es limitado, necesitas un filtro que te ayude a determinar si una convocatoria vale la pena antes de empezar a escribir. Evalúa cada oportunidad contra tres criterios:

1. Probabilidad real de ganar, no solo elegibilidad.

¿Cuánto financiamiento se va a repartir versus el monto máximo por subvención? ¿Cuál es el monto máximo permitido por proyecto? Eso te da un número estimado de apoyos que se otorgarán.

También conviene investigar cuántas de las organizaciones que aplicaron en ciclos anteriores fueron apoyadas. Esto te dice qué tan competitiva es la convocatoria. Si el porcentaje es bajo, las posibilidades de ganar son bajas, aunque tu propuesta sea buena. Por supuesto, siempre puede haber cosas que jueguen a tu favor: una relación previa con el donante, o un proyecto que el donante tenga interés en financiar puede elevar tus probabilidades.

2. Lee los requisitos a fondo

Esto suena obvio. Pero te sorprendería saber que no lo es.

La mayoría de las propuestas son rechazadas porque no cumplen con los requisitos de la convocatoria. Es decir, ¡son rechazadas sin siquiera haber sido leídas! Todo porque el equipo se saltó un requisito de elegibilidad enterrado en la página 8 de los términos de referencia, o porque no siguieron las instrucciones de formato al pie de la letra.

Familiarízate con los requisitos completos antes de escribir una sola línea. No te lleves sorpresas de último minuto: esas son las que te cuestan la convocatoria entera, no solo tiempo.

Esto juega en ambos sentidos. No apliques solo porque el monto se ve bien si te desvía de tu misión. Revisa si compartes enfoques y valores parecidos. Si la convocatoria realmente le conviene a tu organización, ya que le ayuda a avanzar en sus metas y objetivos estratégicos.

Además de los requisitos, revisa los costos elegibles para asegurarte que sea una oportunidad que realmente contribuya a la sostenibilidad financiera de tu organización. El riesgo está en comprometerse a un proyecto en el que podrás podrás cubrir costos en el corto plazo, pero mantiene al personal ocupado y sin poder atender mejores oportunidades.

3. Capacidad de tu equipo para ejecutar el proyecto si es seleccionado

Veo que muchas organizaciones modifican lo que hacen para poder aplicar a una convocatoria. Mi recomendación es desviarte lo menos posible de lo que haces y asegurarte de que el proyecto sea algo en lo que tu organización tiene experiencia y capacidad para implementar. Esto asegura que tienes un mejor manejo de los tiempos y costos a que si desarrollas algo nuevo para cada convocatoria, pues la curva de aprendizaje puede salirte más costosa. Además, una propuesta que parte de la experiencia se nota a leguas, lo que incrementa su probabilidad de ganar.

¿Y si la convocatoria es prometedora pero tu equipo no tiene todo el expertise necesario?

No la descartes de inmediato: evalúa crear una alianza o consorcio con una o más organizaciones que sí posean esa capacidad. A veces la mejor propuesta no es la que escribes sola, es la que escribes en conjunto.

Usa estos filtros para tomar decisiones

Si ves que la convocatoria no se alinea, mejor déjala ir. Es mejor identificarlo desde un inicio, antes de dedicarle tiempo, y mejor enfoca tus esfuerzos en aquellas convocatorias en las que tus probabilidades sean mejores.

   20 oportunidades encontradas
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   12 cumplen elegibilidad
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    7 tienen alineación
          ▾
    4 tenemos capacidad
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    2 tienen probabilidad razonable
          ▾
      2 PROPUESTAS

Más oportunidades ≠ más propuestas

¿Vale la pena aplicar a un donante nuevo o solo a los que ya conozco?

Sí, definitivamente, siempre que hayas investigado bien al donante y leído a fondo los TDR de la convocatoria. Si ves que es una oportunidad competitiva y tienes el tiempo, adelante. Siempre hay que prospectar y atraer nuevos donantes: aplicar también es darte a conocer y de comuniciar tu interés de colaborar.

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No necesitas memorizar los tres criterios de este artículo cada vez que llegue una convocatoria nueva. La Matriz Go/No-Go es un archivo de Google Sheets, gratuito, que te ayuda a evaluar en minutos si una convocatoria vale tu tiempo o no.

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