En la gestión de proyectos, el liderazgo efectivo es clave para alcanzar los resultados esperados. Con equipos compuestos por personas de diversas organizaciones, sectores y países, la habilidad de liderar de manera efectiva se vuelve esencial. Este artículo explora las habilidades necesarias para ejercer un liderazgo efectivo que inspire y movilice a las personas hacia objetivos comunes, destacando la importancia de la comunicación, la negociación y la resolución de conflictos.
Tengo una confesión: aunque llevo años coordinando proyectos, no fue sino hasta hace poco que entendí lo que realmente significa esto de “ejercer un liderazgo efectivo” en la gestión de proyectos. Siempre asocié el liderazgo más con un tema organizacional, pero desde que tomé el curso de Gestión de Proyectos para Resultados (PM4R), me percaté de lo importante que es que las personas que gestionan y coordinan proyectos sepan cómo ejercer un liderazgo efectivo.
La Gestión de Proyectos para el Desarrollo (PM4R) es una metodología desarrollada por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) específicamente para proyectos de cooperación para el desarrollo. Uno de los módulos del curso se dedicó exclusivamente al tema de liderazgo en la gestión de proyectos por una sencilla (o tal vez no tan sencilla…) razón: el logro de las metas y objetivos de los proyectos depende más de las personas involucradas que de los aspectos técnicos. Es por eso que el liderazgo efectivo es crucial, porque, incluso sin una autoridad formal, puedes inspirar y movilizar a las personas que participan hacia un objetivo común mediante la influencia basada en la confianza y el desarrollo de tus habilidades de comunicación y negociación efectivas.
¿Por qué hablar de liderazgo en un blog sobre redacción de propuestas de subvenciones?
Si te preguntas por qué en un blog sobre redacción de propuestas de subvenciones, hablo de liderazgo efectivo en la gestión de proyectos, la respuesta es la siguiente:
- El desarrollo de una propuesta de subvención es un proyecto en sí mismo, que requiere coordinar y ejecutar actividades con un equipo en un tiempo determinado para presentar una propuesta viable y atractiva a un donante potencial (resultado).
- Si la propuesta es aprobada, tú o tu organización deberán implementar el proyecto.
En mi experiencia, el tema de liderazgo en la gestión de proyectos se toca poco dentro de las organizaciones aunque es un componente fundamental para el éxito de los proyectos. Considero que es una habilidad sumamente importante que quienes gestionan y coordinan proyectos pueden desarrollar. En este artículo te comparto algunas de las habilidades interpersonales y tácticas que me parecieron muy útiles para ejercer un liderazgo efectivo, no sólo en la gestión de proyectos, si no también para tu vida diaria.
El Rol del Liderazgo Efectivo en la Gestión de Proyectos
El BID e INDES definen el liderazgo como la capacidad de movilizar a las personas para generar cambios que agreguen valor (BID & INDES, s. f.). En la gestión de proyectos, el liderazgo implica establecer la visión y la dirección del proyecto, influir y alinear a otros hacia un propósito común y delegar e inspirar a las personas para alcanzar el éxito del proyecto, incluso en entornos de cambio e incertidumbre (Mondelo & Siles, 2019).
Los proyectos sociales y ambientales suelen ser bastante complejos e involucrar a personas de diversos sectores, como donantes, colegas, personal de organizaciones socias, comunidades participantes, funcionarios de gobierno, academia y sector privado. Estas personas tienen perspectivas, intereses y necesidades diferentes, y su colaboración es esencial. Con o sin autoridad formal, las habilidades interpersonales como la comunicación efectiva y la negociación son aspectos fundamentales para ejercer un liderazgo efectivo que motive la colaboración, el desarrollo de equipos funcionales, la resolución de conflictos y el establecimiento de acuerdos satisfactorios y sostenibles para todas las partes.
Estilos de Liderazgo Efectivos
Los estilos de liderazgo consultivo y participativo son considerados como los más efectivos para lograr los resultados esperados en la gestión de proyectos, ya que empoderan a las personas, toman en cuenta su opinión y las involucran en la toma de decisiones. Estos estilos construyen entornos colaborativos y priorizan relaciones de largo plazo basadas en la confianza.
La comunicación efectiva
La comunicación efectiva es una de las habilidades más importantes que debes desarrollar para ejercer un liderazgo efectivo. Una comunicación efectiva busca que todas las partes involucradas entiendan el mensaje. Un error común es asumir que todas las personas entendemos la información de la misma manera. Pero la realidad es que todas tenemos “modelos mentales únicos” que influyen en la forma en que decimos o entendemos las cosas. Estos modelos mentales se relacionan con nuestras experiencias, conocimientos, creencias, valores, sesgos, entre otros. Una comunicación efectiva reconoce que las personas tenemos modelos mentales diferentes, por lo que es esencial adaptar la información para asegurar que sea transmitida y comprendida correctamente.
Tácticas útiles para una comunicación efectiva
Selección de los canales de comunicación adecuados
Los canales de comunicación son los medios a través de los cuales se transmite la información, como correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, reuniones presenciales, entre otros. La identificación de los canales de comunicación adecuados para cada persona es lo primero que debes hacer para asegurar que la información sea recibida y comprendida correctamente. Por ejemplo, para un colega podría ser suficiente un mensaje por WhatsApp o Slack para dar seguimiento a una acción. Sin embargo, al comunicarte con un donante, es posible que debas primero enviar un correo electrónico seguido de una llamada telefónica para asegurar una comunicación más formal y detallada. Si trabajas con comunidades, puede ser necesario reunirte presencialmente con sus autoridades comunitarias para establecer una conexión más directa y personal.
Comprensión y conexión a través de la escucha activa y empática
Las habilidades de escucha activa y escucha empática son esenciales para lograr una comprensión mutua y una buena comunicación. Aunque se parecen, son distintas. La escucha activa es la habilidad de escuchar atentamente y prestar atención a lo que dice la otra persona, haciendo preguntas para clarificar la comprensión. Además de que te ayuda a entender mejor el contenido del mensaje, le demuestras a la otra persona que te interesa lo que dice. La escucha empática busca comprender las emociones y sentimientos de la otra persona, entender su lógica de pensamiento, y mostrar empatía. La escucha empática crea una conexión emocional y demuestra que comprendes a la otra persona. Al mostrar un interés genuino en entender a la otra parte, generas confianza, la cual es básica para establecer relaciones de más largo plazo.
Uso del parafraseo y preguntas para mejorar la comprensión.
- El parafraseo, como decir “si bien entiendo, lo que quieres decir es…”, te permite verificar la información recibida. Además, ofrece a la otra persona la oportunidad de corregir o ampliar lo que ha dicho.
- También puedes hacer preguntas para verificar tu comprensión o tus suposiciones. Puedes hacer preguntas cerradas o abiertas.
- Las preguntas cerradas, que se responden con un sí o un no, son útiles cuando la otra persona no está muy dispuesta a hablar. Las abiertas en cambio fomentan el diálogo y te ayudan a ampliar y enriquecer la información.
Comunicación clara de intereses y preocupaciones.
- Atrévete a comunicar tus intereses y necesidades claramente para promover una comprensión y empatía mutua. Verifica que lo que comunicaste haya sido comprendido con preguntas como “¿puedes resumir lo que dije para ver si estamos entendiendo lo mismo?”.
Lenguaje corporal y tono de voz
- El lenguaje corporal y la tonalidad de voz que utilizas para decir las cosas, son igual, o hasta más importantes, que tus palabras.
- Especialistas en comunicación efectiva recomiendan “hablar con una sonrisa” alrededor del 80% de las veces. Esto imparte una mayor calidez a tu tono de voz e inspira mayor confianza en las demás personas.
- La siguiente vez que tengas una conversación, haz la prueba y pon atención en la manera en la que las demás personas reaccionan.
Resolución de conflictos
En el ámbito de la gestión de proyectos, es inevitable que surjan problemas y conflictos. Contar con habilidades efectivas para resolver conflictos te permite mantener un ambiente de trabajo productivo y colaborativo.
Algunas tácticas que puedes utilizar para fortalecer estas habilidades para la resolución de conflictos, son:
- Descripción objetiva de los hechos:
- Al enfrentar un conflicto, describe los hechos o la situación de manera objetiva.
- Explica cómo la situación afecta tus actividades o compromisos.
- Comunicación en Primera Persona:
- Habla en primera persona para expresarte.
- Evita hacer acusaciones que puedan hacer que las otras partes se sientan atacadas o se pongan a la defensiva.
- Enfoque en el Futuro:
- Concéntrate en las posibles soluciones en lugar de los problemas pasados.
- Identifica con la otra persona los pasos a seguir y definan cómo se dará seguimiento. Se recomienda proponer cosas muy concretas, realistas y factibles de realizar para tener resultados positivos en el corto plazo y mantener el momentum.
Habilidades de negociación
Según Chris Voss, un ex negociador de rehenes del FBI, todo en la vida es una negociación: si quieres que alguien te diga que sí, si otra persona quiere que tú digas que sí, si quieres o necesitas algo, estás en una negociación.
¿Qué caracteriza un buen negociador/a?
Tanto Chris Voss como Suzanne Williams, otra reconocida negociadora de rehenes que trabajó para Scotland Yard y el FBI, rompen con la idea generalizada de que el mejor negociador es quien domina la negociación, habla más fuerte y de forma agresiva, y utiliza tácticas para engañar u obligar a las demás personas a ceder. Ambos coinciden en que este tipo de negociaciones fallan tarde o temprano, pues afectan la relación entre las partes y por lo tanto, no se sostienen en el tiempo. En contraste, las personas que saben negociar son capaces de superar las posturas de las partes indagando sobre sus necesidades e intereses, generan confianza, y amplían las opciones para establecer acuerdos que sean satisfactorios y sostenibles para todas las personas involucradas.
Estrategias para una buena negociación
Una de las claves para lograr mejores negociaciones y acuerdos es la preparación previa. Incluso para saber si la negociación te conviene o no. Algunos aspectos clave para la preparase frente a una negociación, son:
- Claridad en necesidades e intereses propios:
- Define claramente tus propias necesidades e intereses e identifica posibles alternativas en caso de no llegar a un acuerdo.
- Esto te ayudará a negociar de manera más objetiva, sin dejarse llevar por tus emociones pues sabes que tienes una alternativa en caso de no llegar a un acuerdo. A la vez que te da mayor libertad para explorar mejores opciones con la contraparte.
- Conocimiento de las Partes Involucradas:
- Familiarízate bien con las personas e instituciones con quienes vas a negociar.
- Identifica sus intereses y necesidades más allá de sus posiciones. Si cada una de las partes se centra únicamente en defender su posición y refutar los argumentos de la otra parte, es probable que el proceso de negociación se estanque y se dificulte llegar a buenos acuerdos. Este enfoque puede llevar a un ambiente de confrontación y competencia, donde cada parte está más interesada en “ganar” la discusión que en encontrar una solución mutuamente beneficiosa.
- Cambia la dinámica de la negociación enfocándote en los intereses, motivaciones y preocupaciones detrás de las posturas de las partes. Entre más información obtengas, podrás identificar opciones que satisfagan sus intereses o preocupaciones, incrementando las posibilidades de lograr un acuerdo mutuamente satisfactorio. Ten a la mano una lista de preguntas que te sirvan de guía.
- Ampliar las Opciones de Colaboración:
- Más que persuadir o convencer a la otra parte de cambiar de opinión, en lo que te debes de enfocar es en ampliar el abanico de posibles opciones de colaboración, primero mediante una lluvia de ideas y, después mediante la seleccionando y priorización conjunto de las más viables.
- Esto te ayudará a lograr un acuerdo óptimo, que satisfaga a todas las partes y “no deje valor sobre la mesa”.
Conclusiones
El liderazgo efectivo en la gestión de proyectos es una habilidad que cualquiera puede desarrollar con práctica y dedicación. Te invito a reflexionar sobre las habilidades discutidas en este artículo y a considerar cómo puedes aplicarlas en tu propio entorno de trabajo. ¿Tienes experiencias o consejos sobre liderazgo que te gustaría compartir? Deja tus comentarios abajo y únete a la conversación. Además, si te interesa profundizar en estas habilidades, considera inscribirte en un curso de liderazgo o gestión de proyectos para seguir desarrollando tu potencial.
Referencias
BID & INDES. (s. f.). Guía de Aprendizaje Liderazgo en la gestión de proyectos de desarrollo. https://pm4r.org/templates/details/81936?lang=es
Chris Voss | The Black Swan Group. (s. f.). Recuperado 17 de enero de 2025, de https://www.blackswanltd.com/chris-voss
Mondelo, E., & Siles, R. (2019, marzo). Guía metodológica para la certificación PM4R Professional. Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y del Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES). https://pm4r.org/templates/details/81935?lang=es
Women in Business: In Conversation With Sue Williams. (s. f.). Brown Rudnick. Recuperado 17 de enero de 2025, de https://brownrudnick.com/podcast/women-in-business-in-conversation-with-sue-williams/